Definição de fornecedores de transporte terrestre. E agora, como faço ?

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Recentemente fui abordado por uma empresa que me pediu ajuda para elabora um BID (Termo em Inglês usado para abertura de tomada de preço “Bidding”).

Notei que a colega da empresa não tinha todas as informações necessárias para iniciar o projeto, por isso, resolvi compartilhar e elencar quais são as principais ondas a serem analisadas para a iniciação do BID:

Primeiramente onda: Quais áreas da empresa utilizam este serviço? Quem serão os solicitantes ? Quem devo alocar neste projeto? RH? Compras? Viagens ? Segurança? Identifique todos os departamentos que possivelmente tenham uma relação direta ou indireta com o produto/serviço.

Segunda onda: Saber o histórico de serviços utilizados. Conter neste histórico (Período, Origem, Destino, Tipo de veículo e valor pago)

Caso não tenha o histórico acima, dificilmente conseguirá montar a proposta. Mas, vale a pena tentar e iniciar o levantamento o ultimo mês dos dados acima.

Elaborar uma lista de empresas que já são utilizadas e também levantar junto ao mercado, colegas, pesquisas, quais empresas são referência no setor e possuem a estrutura que necessita.

PS. Agora inicia a terceira onde com a parte técnica do BID (RFI, RFP, RFQ)

RFI – Request for Information (Requisição para informações) Elaborar um questionário solicitando informações do prestador de serviço, dados da empresa, dados dos sócios, formação societária, listagem dos veículos, documentos impressos, seguro, entre outros documentos que são obrigatórios. Esta será sua primeira análise para saber quem passará para a próxima fase. P.S Nesta fase, sugiro que a empresa que passar para a próxima fase RFP, seja muito importante fazer uma visita à empresa e conhecer a estrutura.

RFP – Request for Proposal (Requisição para proposta) Elaborar quais são as condições a serem envolvidas na negociação (exceto tarifa), mas, prazo de pagamento, reajuste tarifário, níveis de atendimento (SLA – Service Level Agreement) entre outros, como plantão 24 horas entre outros. O jurídico já poderá enviar o draft contratual para fazer parte desta RFP. P.S Nesta fase, você poderá fazer a triagem para saber quem ficará para a última etapa, a RFQ

RFQ – Request for Quotation (Requisição de tarifas) Elaborar uma tabela com os trechos e veículos que deverá utilizar. Neste momento poderá incluir todo o Brasil. Quantos mais trechos deixar definido, melhor.

Com o histórico levantado de serviços/veículos/tarifas utilizadas, já poderá ter um histórico de preço e com isso buscar negociar melhores condições.

Ao terminar a análise, sugiro que elabore uma apresentação para todo o time que compôs o projeto e apresente os finalistas ou o finalista estabelecendo com todos, o compromisso da canalização de solicitação/serviço de serviço ao vencedor.

Tenha todo este time participante ao seu lado para a ajuda das melhorias, conexões, entendimento, expectativas e etc.

Se viável, peça para o vencedor realizar um workshop com o time de atendimento e comercial para gerar a sinergia com todos os envolvidos.

Nos próximos posts, falaremos de como monitoras, acompanhar por relatórios e medir a satisfação interna.

Até mais ! Fernando Cavalheiro

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