O barato sai caro. E ponto final

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Realizar um evento com foco na redução de preços pode ser a razão de enormes problemas.

É fundamental analisar até que ponto vale a pena optar pelo mais barato e fazer contratações sem avaliar detalhadamente os riscos.

Quando o gestor fragmenta ou delega responsabilidades e não monitora o que, e como, se está tratando cada etapa, acaba gerando um grande risco ao responsável do evento ou ao contratante final. É preciso ter uma visão muito ampla sobre todos os serviços a serem contratados e, o compartilhamento de responsabilidade direta sobre esse serviço.

Eventos envolvem várias frentes e são passíveis de vários riscos, principalmente porque envolvem a terceirização e quarteirização de serviços, com o agravante de que alguém sempre acha possível mitigar esses riscos. Eis o grande problema!

A agência organizadora e/ou gestora do evento precisa ser uma empresa estruturada com um mínimo de garantia para atendimento. Não dá para contratar alguém só pelo conhecimento técnico da pessoa.

O grande exercício, a grande pergunta é: o que você gestor tem feito para se respaldar seus eventos?

A partir daí deve se questionar como e com quem está trabalhando. Que respaldo tem em cada job? Está evitando a expor a si mesmo e a seus clientes a riscos que prejudicarão sua imagem ruim?

Quando acontece um acidente ou qualquer problema, a divulgação na mídia exponencializa os efeitos e expõe todas as fragilidades. Com isso, todo o trabalho da marca, de branding, de estrutura que foi feito vai por água abaixo.

Esse é um exercício interessante, que ajuda a fomentar a profissionalização do mercado, e já separa o joio do trigo. Destaca os experts e tira os amadores do mercado, pois cada vez mais o setor de eventos exige profissionalização, o que não se faz com preço baixos.

Minha grande sugestão é que as agências de evento e gestores homologuem seus fornecedores. Visitem, conheçam os processos, seus produtos, a estrutura comercial. Façam visitas de campo e aos escritórios de cada um deles. Enfim, criem situações para garantir segurança.

Também é fundamental exigir apólices de seguro que cubram eventuais sinistros, com indenizações equivalentes ao tamanho dos riscos.

Vale ressaltar que estamos de vidas humanas, mas, além disso, existem problemas fiscais, trabalhistas e previdenciários, entre outros. E a responsabilidade é direta do contratante e indireta de todos os envolvidos.

Mas isso fica para outro post.

Até breve

Fernando Cavalheiro

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